Ochrana osobních údajů - GDPR

 

Oznámení o zpracování osobních údajů za účelem

poskytování základních knihovnických a informačních služeb (výpůjčky dokumentů, zprostředkování výpůjček elektronických knih, informací, přístup na internet) a speciálních služeb (rezervace dokumentů, zpracování rešerší, kopírování, přístup do databází a další).

 Vážení čtenáři,

                                      

     Knihovna Břetislava Kafky Červený Kostelec je správcem osobních údajů, které nám Vy, jako subjekt údajů poskytnete. Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy. Shromažďujeme a zpracováváme pouze ty kategorie Vašich osobních údajů popsané v bodě 2, které nezbytně potřebujeme pro naplnění účelu popsaného v bodě 1. S tím, jak s vašimi osobními údaji nakládáme, se můžete seznámit v dokumentu „Směrnice zpracování osobních údajů uživatelů knihovny“ umístěném na webových stránkách www.mktrutnov.cz. V případě dotazů souvisejících se zpracováním osobních údajů se můžete obracet přímo na ředitelku knihovny. 

1.     Proč údaje potřebujeme    

Vaše osobní údaje shromažďujeme za účelem plnění úkolů vyplývajících z právních předpisů stejně jako úkolů ve veřejném či oprávněném zájmu knihovny jako správce osobních údajů.

Oznamujeme Vám, že důvodem zpracování osobních údajů je řádné vedení knihovnických agend podle Knihovního řádu tak, aby bylo umožněno poskytování knihovnických a informačních služeb občanům, byla zabezpečena ochrana knihovního fondu a dalšího majetku ve vlastnictví zřizovatele Města Trutnova a bylo omezeno zneužití přístupu na internet za účelem konání trestné činnosti. Dále jsou osobní údaje zpracovávány pro účely statistického hodnocení činnosti knihovny a z důvodu plnění povinností knihovny v souladu se zřizovací listinou knihovny a platnými právními předpisy, především se zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovního zákona), a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

 

2.     Jaké údaje potřebujeme     

Pro uvedený účel od Vás potřebujeme tyto osobní údaje:

 

  • Adresní a identifikační osobní údaje: 
  1. jméno a příjmení,
  2. pohlaví,
  3. datum narození,
  4. adresa trvalého pobytu, popřípadě adresa pobytu na území ČR (podle druhu pobytu cizince) nebo adresa pobytu v zahraničí, nepobývá-li čtenář na území ČR, druh a číslo osobního dokladu a stát, který tento doklad vydal, není-li jím Česká republika. 

Dalšími údaji, které však uživatel není povinen uvést, jsou:

  1. korespondenční adresa,
  2. e-mailová adresa,
  3. akademické tituly,
  4. další možná spojení na čtenáře (telefon, fax apod.)

 

Osobní údaje jednorázových uživatelů v rozsahu:

  1. jméno a příjmení
  2. adresa trvalého pobytu 

Základní údaje a další údaje zákonného zástupce a ručitele, případně osoby, která za uživatele jedná, se zpracovávají v obdobném rozsahu a struktuře jako základní údaje uživatele. Základní údaje jsou tyto osoby povinny uvést a strpět jejich zpracování.

Dále o Vás vedeme tyto údaje: 

  • Údaje služební
  1. údaje o registraci a knihovním průkazu,
  2. údaje o předmětu, místě a čase provedení a ukončení absenční výpůjčky nebo evidované prezenční výpůjčky, rezervaci, výpůjčce prostřednictvím MVS, výši zpozdného, odeslaných upomínkách atd.
  • Údaje účetní
  1. údaje o provedených finančních transakcích mezi uživatelem a knihovnou, zejména o jejich účelu, místě a čase,
  2. údaje o finančních pohledávkách (nezaplacené poplatky za zpozdné, náhradu za škody atd.).

 

3.     Jak s údaji pracujeme

Osobní údaje jsou u nás důsledně chráněny. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. Za účelem ochrany dat máme nastavený bezpečnostní mechanismus zahrnující technická, organizační a personální opatření.

Vzdálené zpracování a ukládání dat se neuskutečňuje. Všechny osobní údaje se zpracovávají v České republice, Vaše osobní údaje nepředáváme třetí straně, ani do třetí země ani žádné mezinárodní organizaci.

Získávat Vaše osobní údaje mohou v rámci zvláštního šetření v souladu s právními předpisy jen orgány veřejné moci (Policie ČR, soudy). Žádné další třetí strany k Vašim osobním údajům nemají přístup.

4.     Jak dlouho údaje držíme

Podle právních požadavků jsme povinni uchovávat dokumenty po dobu stanovenou pro jednotlivé typy zpracování osobních údajů, jak je uvedeno v našich Zásadách zpracování osobních údajů a ve Spisovém a skartačním řádu. Po uplynutí této doby budou dokumenty obsahující Vaše osobní údaje předloženy k posouzení a archivnímu výběru Státnímu oblastnímu archivu a nearchivované dokumenty obsahující Vaše osobní údaje budou na všech nosičích nevratně zničeny. Jakékoli osobní údaje, které máme k dispozici pouze na základě Vašeho souhlasu s jejich zpracováním, budou uchovávány až do okamžiku, kdy nám oznámíte, že Vámi poskytnutý souhlas odvoláváte, případně do doby, kdy důvod jejich shromažďování pominul, v závislosti na tom, co nastane dříve.

Pro uvedený účel zpracování k účelu poskytování knihovnických a informačních služeb uvádíme následující skartační znaky:

  • přihláška - smlouva se čtenářem - skartace 3 roky
  • elektronická přihláška - smlouva - skartace 3 roky
  • služební údaje - skartace 3 roky
  • účetní údaje - skartace 3 roky

5.     Jaká jsou Vaše práva

Každý, jehož osobní údaje zpracováváme, může požadovat informaci o zpracovávání svých osobních údajů a přístup k nim. V případě opakovaného požadavku na informace a výpis zpracovávaných údajů máme právo požadovat přiměřenou úhradu nákladů.

Pokud zjistíte, nebo se domníváte, že se zpracování osobních údajů provádí v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, nebo že jakékoliv námi zpracovávané Vaše osobní údaje nejsou správné nebo úplné, máte možnost požádat o vysvětlení a zejména požadovat, abychom odstranili takto vzniklý stav, tj. opravu, výmaz, omezení nebo likvidaci osobních údajů. Máte rovněž možnost uplatnit právo na vznesení námitky vůči zpracování. V případě poskytnutého souhlasu se zpracováním ho můžete kdykoliv odvolat.

Pro uplatnění žádosti nás kontaktujte prostřednictvím pracovníků jednotlivých oddělení. Po předepsané identifikaci žadatele Vás budeme o vyřízení Vaší žádosti v souladu s příslušnými zákonnými požadavky informovat v zákonem stanovené lhůtě 30 dnů.

V případě, že si přejete na nás obrátit s podnětem nebo stížností, jak jsme zpracovali Vaše osobní údaje, kontaktujte prosím ředitelku knihovny na adresu reditelka@knihovnack.cz nebo písemně na adresu Knihovna Břetislava Kafky Červený Kostelec, Sokolská 293, 549 41 Červený Kostelec. Ředitelka se následně bude Vaší stížností zabývat a bude s Vámi spolupracovat pro její vyřešení.

Pokud se i nadále domníváte, že s Vašimi osobními údaji nebylo zacházeno přiměřeně podle zákona, můžete se stížností kontaktovat Úřad pro ochranu osobních údajů.